Entrez dans le "Facilitar" : Le guide URBACT de la facilitation en ligne

Les ressources URBACT contiennent :

• un document "Trucs et astuces", qui fournit des conseils sur les outils numériques et fait référence à la gamme de plates-formes disponibles ;
• une playlist YouTube comprenant une animation sur la facilitation virtuelle, dix conseils pour les réunions en ligne et un webinaire sur la facilitation en ligne.

Bienvenue dans la vie en ligne : « ils font les choses différemment ici »

Si votre vie est soudainement remplie de rencontres en ligne, vous aurez remarqué de grandes différences par rapport à ce à quoi vous êtes habitué. La durée d'attention des gens est plus courte. La spontanéité et l'improvisation sont plus difficiles. La lecture du langage corporel est impossible. En fait, sans caméra, vous ne savez même pas si vos collègues sont encore là...

Dans ce contexte, les réseaux URBACT continuent de fonctionner. Les réseaux transnationaux ont rapidement conçu de nouveaux moyens de poursuivre leur collaboration, en utilisant des plateformes et des outils en ligne. Au sein des villes, les partenaires URBACT expérimentent des moyens de maintenir la dynamique et de soutenir l'engagement des parties prenantes.

Tout cela est très fluide, car nous apprenons de nouvelles façons de concevoir et d'animer les sessions. Le rôle de facilitation est en train de changer. Facilitateur ? Avatar ? Rencontrez le « facilitar ».

Pour nous tous, l’apprentissage a été exponentiel. Certains sont mieux placés que d'autres pour naviguer dans cette transition. Une bonne infrastructure, par exemple, est un facteur fondamental, un autre est l'attitude ; êtes-vous à l'aise pour prendre des risques et faire des expériences en public ? Et bien sûr, la compétence technique entre en jeu, même si les vendeurs de technologies insistent sur la nature intuitive de leurs produits…

Si vous n'étiez pas déjà anxieux, le fait de devoir concevoir votre première série d'événements en ligne pourrait vous pousser à franchir la ligne.

Pour vous aider dans cette tâche, URBACT a défini ses dix conseils principaux pour faciliter les réunions en ligne.

Les 10 meilleurs conseils pour faciliter les réunions en ligne

1. Réunions et événements ciblés

Des objectifs clairs permettent toujours d'améliorer les événements. C'est particulièrement vrai en ligne, où la durée d'attention est plus courte. Lors de la conception des sessions, soyez strict sur le contenu. S'il n'est pas directement lié aux objectifs, il est à jeter !

 2. Concevez un ordre du jour bien organisé - avec un calendrier précis

Oui, c'est évident, mais vous aurez besoin de deux agendas : un agenda opérationnel pour vous et l'équipe (nous y viendrons) et un autre pour les participants. Et quel que soit votre talent d'animateur, vous avez besoin d'aide pour les sessions en ligne. Faites-nous confiance ! En fait, l'idéal serait que vous ayez une équipe de trois personnes : une personne qui dirige l'animation, un collègue qui vérifie ce qui se passe dans la marge (boîte de discussion, espace de questions-réponses, etc.) et un « technicien » qui peut vous aider lorsque les choses tournent mal. Comme c’est souvent le cas.

3. Des délais plus courts - avec de l'espace pour respirer

Beaucoup d'entre nous ont commis l'erreur initiale de conserver les mêmes durées de session dans le cadre des échanges en ligne. Cela n'a pas duré longtemps ! Les durées d'attention sont plus courtes, comme nous l'avons constaté. Les gens se fatiguent aussi plus rapidement. Pour citer Mies van der Rohe, « Moins, c'est plus » lorsque nous sommes en ligne. 90 minutes, c'est probablement la durée la plus longue.

En plus de séances plus courtes, vous devez prévoir des pauses et de l'espace pour que les gens puissent respirer, s'étirer et prendre un café. Voyez à quel point vos séances sont plus productives lorsque vous faites cela.

4. Séances coanimées

Nous avons déjà présenté l'équipe. Pour optimiser ces ressources, il est évidemment essentiel de convenir de rôles et de responsabilités clairs. Et vous pouvez mélanger les choses, en échangeant entre vous pour donner une variété de voix et de personnel. Vous pouvez également jouer avec un mélange d'outils - sondages, votes, quiz.... Des invités surprise peuvent également attirer l'attention des gens et ajouter au plaisir.

« En tant qu'animateur, vous ne disposez que d'un nombre limité d'outils pour coordonner la réunion, sentir l'ambiance et intervenir si nécessaire - vous devez donc être au top de votre forme, être conscient de ce qui se passe et intervenir si quelque chose ne va pas. Avoir quelqu'un qui vous soutient en tant que facilitateur (pour les questions techniques, la gestion du vote en ligne, le tableau blanc, etc. », Béla Kézy, Réseau TechRevolution.

 5. Exploiter pleinement les outils en ligne disponibles

Nous avons mentionné les quiz et les sondages. En fait, il y a une myriade d'outils en ligne avec lesquels on peut jouer. Et n'oublions pas les nouvelles fonctionnalités qu'ils nous offrent. Nous pouvons saisir le contenu instantanément et tout enregistrer. Nous pouvons également concevoir des sessions qui permettent aux gens de contribuer quand cela leur convient, plutôt que d'avoir besoin que tout le monde soit disponible en même temps. Ce que les technologies appellent asynchrone. Ce sont de grands avantages !

Notre guide "Trucs et astuces" se penche sur ces outils, suggérant comment les praticiens URBACT peuvent les appliquer dans leur travail. Au début, la gamme d'outils peut être intimidante. Il y a MIRO, MURAL, KLAXOON et JAMBOARD et c'est juste pour les tableaux blancs.

Si vous vous plongez dans chacun d'eux, vous en trouverez probablement un avec lequel vous vous sentirez à l'aise. Tous ces produits vous permettent d'utiliser gratuitement les fonctions de base. « Essayez avant d'acheter », ce qui vous permet de trouver celui qui vous convient le mieux.

6. Maximiser la facilitation visuelle

Le contenu est roi, que vos sessions soient en face à face ou en ligne. URBACT souligne le pouvoir d'une narration efficace et l'utilisation d'outils visuels pour transmettre des messages de manière efficace et pour engager le public. Cela est peut-être encore plus vrai en ligne qu'en face à face. Assurez-vous d'investir dans de bonnes diapositives, des images puissantes et d'autres outils non verbaux. Vous pouvez peut-être même faire appel à un illustrateur graphique pour saisir les points clés.

7. Stimuler la discussion

Les animateurs expérimentés sont à l'aise avec les moments de silence dans les réunions physiques et les mettent à profit. Cependant, le silence est plus difficile à gérer dans les sessions en ligne. Parfois, des pépins techniques ou de petits malentendus entre les orateurs peuvent entraîner des perturbations dans le déroulement de la réunion.

C'est plus gênant lorsque la discussion se tarit. Bien que nous ayons conseillé de ne pas « surcharger » le contenu, l'animateur doit s'assurer que le flux et la logique sont cohérents. De plus, réfléchissez bien aux moyens efficaces de donner vie à la discussion, peut-être par le biais d'images, d'objets et d'indices inattendus.

L'expérience a également montré que même si nous décourageons les diapositives PowerPoint avec beaucoup de textes, certains sont utiles pour aider les participants à suivre le fil - en particulier s'il y a des problèmes de qualité sonore.

8. Maintenir un niveau d'attention élevé

Maintenir l'attention des participants à un niveau élevé pendant les réunions en ligne est le principal défi que doivent relever nos « facilitateurs ». Fournir des éléments inattendus pendant la session peut aider à relever ce défi. De courtes sessions ludiques pour briser la glace et dynamiser le groupe peuvent favoriser une atmosphère amicale et détendue entre les participants.

« Avec les réunions en ligne, la présence des participants est réduite à des têtes parlantes en miniature et l'attrait des réunions devrait être renforcé par une « modération tournante », des invités surprise, l'utilisation d'objets physiques tels qu'une minuterie dans des fenêtres supplémentaires », François Jegou, expert principal, BioCanteens (Comment repenser la collaboration en ligne, publié par Strategicdisgnscenario.net).

9. Enregistrer les sessions

La réunion en ligne offre la possibilité d'enregistrer la session, ce qui permet à d'autres personnes de la regarder et de l'écouter plus tard. Souvent, il est difficile de visionner les réunions enregistrées dans leur intégralité. Si vous disposez des capacités techniques nécessaires, pensez à produire un court montage vidéo des moments forts de la session.

10. Partagez une carte postale de l'expérience en ligne

Et pourquoi ne pas prendre une capture d'écran des participants, en mode en ligne, comme un bon moyen de capturer le moment. Partagez-les sur les médias sociaux pour faire savoir au monde entier que votre travail se poursuit.

Que contient la boîte à ressources URBACT ?

Les outils ont été conçus pour répondre à un besoin urgent et nous ne prétendons pas qu'ils sont exhaustifs. Ils s'appuient toutefois sur la matière grise, le talent et l'expérience de notre communauté URBACT. Deux de nos experts principaux, Sandra Rainero et Ileana Toscano, ont produit ces ressources avec le soutien de nombreux collègues. Ce fut un plaisir de travailler avec elles sur ce projet.

Le document « Trucs et astuces » est au cœur de ce projet. Il explore le contexte, fournit des conseils sur les outils numériques et fait référence à la gamme de plateformes en jeu. En outre, l'équipe a créé d'autres produits à utiliser avec des groupes, notamment une animation, un jeu de diapositives et un webinaire.

Bien qu'il soit destiné aux réseaux de villes URBACT et aux participants, il peut être intéressant pour d'autres qui font la transition vers le travail en ligne. Après tout, quoi qu'il arrive, plus de travail en ligne signifie moins de voyages, moins de carbone et une planète plus heureuse. Qui pourrait ne pas être d'accord avec cela ?

Article original par Eddy Adams