Matthew Baqueriza-Jackson, Ekspert Ad-Hoc sieci Playful Paradigm |
Aby gminy mogły funkcjonować muszą kupować produkty, usługi i zlecać prace w ramach zamówień publicznych, procesu od zawsze postrzeganego jako bardzo biurokratyczny i techniczny. Jak można zamawiać w efektywniejszy, skuteczniejszy i przyjemniejszy sposób?
Sieć Transferu Playful Paradigm skupia się na wykorzystaniu zabaw i gier, jako środka prowadzącego do zdrowych, zrównoważonych i włączających społecznie (inkluzywnych) miast. Sieć powstała na bazie Dobrej Praktyki włoskiego miasta Udine i dąży do przeniesienia wielu jej rozwiązań, usług i działań, w tym Biblioteki Zabawek, Festiwali Gier i rozwoju Miejsc do zabawy.
Wszystkie produkty, usługi i działania wymagają od gmin zakupów w ramach procesu zamówień publicznych. Od dawna procedury zamówień publicznych są całkiem słusznie postrzegane jako bardzo biurokratyczne, zbyt techniczne i ściśle określone przez europejskie i krajowe ustawodawstwo. W istocie, na pierwszy rzut oka, zamówienia publiczne wydają się bardzo odległe od celów sieci Playful Paradigm (miasto Katowice jest członkiem tej sieci, przyp. tłum.).
Jednakże, będąc częścią sieci i dążąc do udoskonalenia Dobrej Praktyki Miasta Udine oraz praktyk miast partnerskich, położyliśmy nacisk na poszukiwanie sposobu, dzięki któremu korzystając z zabaw i gier można byłoby zamawiać towary, usługi oraz prace efektywniej, skuteczniej i przyjemniej.
Wykorzystując umiejętności, wiedzę i doświadczenie naszego eksperta ad-hoc Matthew Baqueriza-Jacksona zorganizowaliśmy kilka sesji na temat zamówień publicznych i opracowaliśmy "Przewodnik po Zamówieniach Publicznych Playful Paradigm". Przewodnik dostarcza miastom zwięzłych porad na temat siedmiu etapów przez które muszą przejść, jeśli chcą zamówić towary, usługi i prace w ramach Zabaw i Gier. Przewodnik skupia się zarówno na technicznych aspektach zamówień publicznych, jak i dodatkowo na sposobie wykorzystania tego procesu do osiągnięcia lepszych, lokalnych rezultatów ekonomicznych, społecznych i środowiskowych.
Siedem następujących etapów:
Etap 1
Na początku, miasta zastanawiają się nad istniejącym systemem dostarczania towarów, usług lub prac, a w szczególności, czy są dobrej jakości i czy są świadczone na czas. Dochodzi też do przeanalizowania rodzaju dostawcy, który obecnie dostarcza przedmiot zamówienia, na przykład czy jest to MŚP czy nie.
Etap 2
Następnie miasta łączą zamówienia publiczne z prawem i strategią. Chodzi o określenie rodzaju procedury, którą można byłoby zastosować i która prowadziłaby do lepszych rezultatów.
Etap 3
Teraz miasta formułują przedmiot, który chcą zamówić - czasami określa się to mianem komisjonowania. Miasta decydują na przykład o tym, jakiego rodzaju mają być towary i ile mogą kosztować.
Etap 4
Chodzi w nim o to, by miasta angażowały się w działania rynkowe, a w szczególności dotyczy to współpracy z przedsiębiorstwami, które mają być dostawcami zamówienia. Na tym etapie miasta mogą chcieć poinformować interesariuszy, co chcą kupić i jakie szersze rezultaty chcą osiągnąć.
Etap 5
Na tym etapie miasta ogłaszają przetargi. To właśnie wtedy opracowywane są pytania do odbiorców, aby mogli odpowiedzieć na ofertę, zarówno tych lokalnych, jak i wszystkich w Europie.
Etap 6
Miasta podejmują decyzję o wyborze najlepszego dostawcy towarów, usług lub prac, w zależności od odpowiedzi na zadane pytania i przedstawionej ceny ofertowej.
Etap 7
To czas współpracy z wybranym dostawcą w celu dostarczenia przedmiotu zamówienia. Chodzi tu również o monitorowanie wszystkich pozostałych zobowiązań, które dostawca zobligował się wypełnić.
Przetestowany wspólnie z partnerami Playful Paradigm przewodnik będzie dalej rozwijany w trakcie bieżącej działalności Sieci i poza nią. Należy zauważyć, że etapy przedstawione w przewodniku nie dotyczą wyłącznie zamówień na towary, usługi i roboty budowlane powiązane z regułą zabaw i gier. Mogą one stanowić część procesu zamówień publicznych jakichkolwiek towarów, usług lub robót budowlanych wymaganych przez gminy i inne organizacje.
Niniejszy artykuł został napisany przez Matthew Baqueriza-Jackson, AD-Hoc Expert for Playful Paradigm.
